Leistungsstarkes Korrespondenzsystem

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Selbstverständlich soll ein Korrespondenzsystem leistungsstark sein und Ihrem Unternehmen Vorteile bringen. Aber was genau macht auch Ihr Korrespondenzsystem leistungsstark? Mit dieser Übersicht möchten wir Ihnen einen Überblick geben, was darunter zu verstehen ist. Gerne unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihrer bestehenden, beziehungsweise bei der Konzeption einer neuen Lösung.

Was ist eine Korrespondenzlösung?

Die Aufgabe einer Korrespondenzlösung ist in verschiedenen Geschäftsprozessen die jeweiligen Kommunikationsfälle zu realisieren. Dabei ist es wichtig, die Lösung sowohl technisch als auch prozessual möglichst reibungsfrei in Ihre Infrastruktur und andere Prozesse zu integrieren.

Die Korrespondenzlösung führt individuelle Daten mit vorgefertigten Texten im Layout des Unternehmens zusammen und erreicht den Empfänger über analoge oder digitale Kanäle.

Korrespondenzlösungen bestehen aus einem Textsystem, einem Output-Management-System, Datenanbindungen und nicht zuletzt den Prozessen für die Dokumenten- und die Vorlagenerstellung.

Warum ist ein leistungsstarkes Korrespondenzsystem wichtig?

Der Output eines Korrespondenzsystems ist das Aushängeschild des Unternehmens. Die meisten Unternehmensprozesse sind hauptsächlich über die Korrespondenz mit dem Kunden und deren Prozessen verbunden. Ist die Korrespondenz nicht eindeutig, entstehen Rückfragen und weitere Geschäftsvorfälle werden nötig.

Korrespondenzsysteme sind oft über Jahre mit ihren zunehmenden Anforderungen gewachsen, ohne dabei mit der Zeit die Wartungs- und Betriebsprozesse zu optimieren. Viele Korrespondenzsystem sind daher teuer im Unterhalt.

Auch in der Nutzung durch den Fachbereich besteht häufig Verbesserungspotential. Je mehr Zeit ein Sachbearbeiter auf die Erstellung eines Anschreibens verwenden muss, umso teurer wird der Geschäftsvorfall. Kosten, die Ihr Unternehmen mit einem leistungsstarken Korrespondenzsystem einsparen kann.

Entscheidet für den Erfolg des Unternehmens ist zudem die Zeit, die benötigt wird, um dynamisch auf einen immer schneller werdenden Markt zu reagieren. Diese sogenannte Time-To-Market ist auch von der Leistungs- und Anpassungsfähigkeit der Korrespondenzlösung abhängig.

Was macht ein Korrespondenzsystem leistungsstark?

Wesentlicher Aspekt für die Leistungsfähigkeit einer solchen Lösung ist ihre Fähigkeit sich einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterziehen. So gelingt es auf Dauer eine kostengünstige Nutzung und Wartung zu ermöglichen.

Im Dokumenterstellungsprozess ist die Anwenderfreundlichkeit wichtig. während im Vorlagenentwicklungsprozess Flexibilität und Struktur eine kostengünstige Wartung versprechen.

Entscheidend für die Leistungsfähigkeit ist neben der Auswahl richtiger Werkzeuge auch die Begleitung bei der Einführung oder Verbesserung einer Korrespondenzlösung. Solche Systeme haben eine lange Lebensdauer und das Wissen über die zukunftsorientierte Gestaltung ist selten in Haus verfügbar.

Hier empfiehlt es sich auf Dienstleister zurückzugreifen, die bereits mit der Einrichtung einer solchen Lösung Erfahrung haben und diese in das Projekt einbringen.