Die seit 2009 gesammelten Erfahrungen aus mehr als zehn sehr unterschiedlichen Textprojekten zeigen, dass das Thema Vorlagenentwicklung ein sehr wichtiger Aspekt für die Akzeptanz und Effektivität des gesamten Textsystems ist. Die Komplexität und die große Anzahl unterschiedlichster Vorlagen stellen Unternehmen immer wieder vor große Herausforderungen.

Die 34digital Vorlagenschmiede bietet M/TEXT Nutzern die Möglichkeit, die Erstellung und Wartung ihrer Vorlagen kostengünstig, schnell und qualitativ hochwertig ganz oder teilweise in externe Hände zu geben.

Kostengünstig & schnell
Optimierte Prozesse und eine Skill basierte Umsetzung ermöglichen eine effektive Realisierung. Das Vorgehensmodell sieht die Disposition, Arbeitsvorbereitung, Umsetzung und Qualitätssicherung vor.

Die Disposition nimmt die Anfragen entgegen, klärt die Vollständigkeit, schätzt ggf. den Aufwand nach einfach, mittel, komplex und gibt Angebote ab. Nach der Beauftragung plant sie die notwendigen Ressourcen in der Arbeitsvorbereitung und der Umsetzung. Anschließend erfolgt die regelmäßige Statusmeldung an den Kunden, bis zur endgültigen Abarbeitung des Auftrags.

In die Arbeitsvorbereitung gelangen alle Vorlagen, deren Umsetzung komplex ist und/oder es noch keine definierte Standardlösung gibt. Dort sitzen die hochqualifizierten Mitarbeiter, die diese Vorlagen dann entweder selbst umsetzen oder einen neuen Standard dafür schaffen.
Die Vorlagenumsetzung ist skalierbar ausgelegt. Es gibt ausreichend und zeitlich flexible Mitarbeiter, um Spitzen und Flauten ausgleichen zu können. Ihre Aufgabe besteht in der massenhaften Umsetzung standardisierter Vorlagen. Die Disposition behält den Überblick, wer für welche Standards ausgebildet ist und regelt die Einsatzplanung.

Qualitativ hochwertig
Vor allem ist die immer umfangreicher werdende Standardisierung ein Garant für hohe Qualität. 100% aller Vorlagen werden nach der Umsetzung in der Qualitätssicherung geprüft.

Neben der Möglichkeit einer schnellen Umsetzung wird bei der Standardisierung darauf geachtet, dass die Ergebnisse später auch einfach und schnell zu warten sind.

Die Vorlagenschmiede bemüht sich mit umfangreichen Mitteln der Qualitätssicherung um Fehlerfreiheit. Sollte es dennoch zu einem Fehler gekommen sein, wird dieser kostenfrei behoben. Auch bei vermeintlichen Fehlern, die durch eine unvollständige fachliche Spezifikation entstehen, werden Nachbesserungen so weit als möglich kundenfreundlich realisiert.

Einfache Nutzung
Zu Beginn einer Geschäftsbeziehung erarbeitet die Disposition gemeinsam mit der Arbeitsvorbereitung ein kundenspezifisches Umsetzungskonzept. Dieses beschreibt die Framework- und Datenmodell-Nutzung, die Spezifikations- und Kodierungsvorgaben und den von der Beauftragung bis zur Lieferung geltenden Prozess. In einem Testkonzept wird die erwartete Qualität und der Testprozess festgelegt.
Die Abwicklung erfolgt in einem an SCRUM angelehnten, durch kurze Sprints (1 Woche) geprägten Vorgehensmodell. Kundenspezifische Anpassungen sind möglich. Sofern nicht anders vereinbart, erfolgen Planning, Review und Retrospektive innerhalb kurzer zusammenhängender Zeiträume. Das reduziert den Overhead eines SCRUM Vorgehens.

Auch die Lieferung erfolgt, sofern nicht anders vereinbart, wöchentlich.

Preisindikation
Die Preise sind marktgerecht und von der Komplexität einer Vorlage abhängig. Außerdem spielt die Anzahl pro übermittelten Auftrag eine wichtige Rolle. Neben den Kostenvorteilen für eine gleichmäßig Auslastung und der Skill basierte Umsetzung können so weitere Einsparungen durch effizientes Vorgehen erzielt werden.

Optionale Unterstützung
Zusätzlich bzw. begleitend bietet 34digital weitere Dienstleistungen und zukünftig auch Werkzeuge für die Erstellung effizienter Dokument-Vorlagen.

Unsere Fachberater verfügen über fachliche Expertise in den Themen Versicherung und Korrespondenz. Ferner sind sie im Einsatz und Umgang mit M/TEXT trainiert und kennen sich mit den involvierten Prozessen aus. Unsere CCM Projekt Toolbox steht den Fachberatern mit zahlreichen Werkzeugen rund um die Textprojekte zur Verfügung.

Zurzeit wird der Template Lifecycle Manager entwickelt. Dieser beinhaltet alles, was man für die Verwaltung und Pflege von Dokument-Vorlagen benötigt. Eine erste Version ist für Juni 2019 geplant.